Behaal je doelen middels structureel en constructief overleg

“We hebben vrijwel elke week wel overleg hoor!”, zei ze terwijl ze snel wegkeek.

Want ze wist het wel; er is weleens overleg.
Als er tijd voor is.
En eigenlijk heeft dat overleg totaal geen zin.
Want het is niet constructief.

Je hebt het ook vast weleens meegemaakt; dat er overleg is in de organisatie en dat iedereen iets zegt over wat er moet gebeuren, het met elkaar eens of oneens is, dat besproken wordt, het werk besproken wordt en dat daarna weer iedereen aan de slag gaat. Met zijn / haar eigen dingen, de lopende zaken, de brandjes die geblust moeten worden, de klanten die gebeld moeten worden.

Het overleg heeft inderdaad plaatsgevonden en het was goed om iedereen even te spreken.

Maar onder de streep komt er eigenlijk nooit iets terecht van de besproken zaken.

Want iedereen is te druk met van alles en nog wat.

Tijd voor constructief én structureel overleg!

Maar wat houdt dat eigenlijk in?

✅ Zorg voor een een agenda, waar elke deelnemer vooraf de te bespreken punten op vermeldt.

✅ Tijdens het overleg neem je de punten een voor een door en bespreek je wie wat gaan doen om dit op te pakken / op te lossen en wanneer dit gedaan is.

✅ Deze afspraken leg je vast, dit kan gewoon in de agenda.

✅ Tijdens het volgende overleg start je met de agenda van de vorige keer en check je bij iedereen of de punten afgehandeld zijn.

✅ Zijn er nog punten over waar nog aan gewerkt moet worden? Neem deze dan over in de agenda van deze week en noteer weer wie dit wanneer op gaat pakken.

✅ Duurt het afhandelen van een bepaald punt te lang? Bespreek dan wat hieraan gedaan kan worden, wie wellicht kan helpen om dit toch af te maken.

✅ Sta open voor de mening van iedereen, maar wees als voorzitter / directeur kritisch op het behalen van doelen. Je wilt tenslotte verder en soms moet de spreekwoordelijke vuist gewoon even op tafel.

✅ Je plant een overleg wekelijks of tweewekelijks, voor een half jaar vooruit in de agenda. Dit overleg wordt nooit geannuleerd of verzet (nee, ook niet door de directeur). Je zult zien dat er altijd agendapunten zijn, al zijn het er maar twee en dan duurt het overleg lekker kort. Zodra je begint met annuleren, is het einde van het structurele overleg in zicht.

Als je dit doet bij je wekelijkse overleg met het MT, of je afdelingsoverleg, dan zul je zien dat je resultaten behaalt.

❤️ Doelen worden resultaten.

En je organisatie zal verder groeien. In omzet, winst, klanttevredenheid, medewerkerstevrendenheid, productontwikkeling, etc. 

Wil jij dit ook, maar vind je het lastig om dit op te zetten?

Bekijk mijn aanbod